สิ่งที่ควรทำ ✅ และไม่ควรทำ ❌ ในการประชุม

แอมเชื่อว่าการประชุมเป็นสิ่งที่คู่เคียงกับการทำงานในสมัยปัจจุบัน ใน 1 วันที่เราไปทำงาน เราใช้เวลาไปกับการประชุมไปไม่มากก็น้อย ดังนั้น การประชุมที่ดีก็จะช่วยให้ทั้งเราและเพื่อนร่วมงานของเรา ไม่ว่าจะเป็นเพื่อน หัวหน้า หรือลูกน้อง ได้รับประสบการณ์ที่ดีในการทำงานไปด้วย

มาดูกันว่า อะไรที่เราควรทำ ✅ และไม่ควรทำ❌ในการประชุม

‍

❌ เริ่มประชุมโดยไม่ทักทาย

✅ เราสามารถใช้เวลาไม่กี่วินาที ในการทักทาย สวัสดี สบายดีไหม เป็นอย่างไรบ้างวันนี้ เพื่อดึงผู้ฟัง เข้ามาอยู่ในสภาวะปัจจุบันที่เราอยู่ในที่ประชุมร่วมกันตอนนี้

✅ เทคนิคเพิ่มเติม คือ การบอก agenda หรือเป้าในการประชุมครั้งนี้ ก่อนเริ่มประชุม จะช่วยให้ทุกคนวิ่งไปในทิศทางเดียวกันได้มากขึ้น

‍

❌ ไม่แนะนำคนในห้อง หรือผู้เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะการประชุมครั้งแรก ที่เพิ่งรู้จักกัน และเริ่มประชุมเลย

✅ แนะนำผู้เกี่ยวข้องในห้องประชุม หรือใน conference call เพื่อให้ทราบว่าท่านไหน ทำส่วนใด และเพื่อเป็นการให้เกียรติผู้เข้าประชุมด้วย

‍

❌ ประชุมโดยไม่จำกัดเวลา และไม่แจ้งเวลาที่จะใช้ในแต่ละครั้ง

✅ แจ้งเวลาว่าวันนี้เรามีเวลาด้วยกันกี่นาที หรือกี่ชม. เพื่อบริหารเวลาให้ทุกส่วนได้ใช้เวลาร่วมกันอย่างคุ้มค่า

✅ การแจ้งเวลาที่จำกัด หรือ ชัดเจน จะมีส่วนช่วยให้ผู้เข้าประชุมโฟกัสได้มากขึ้น เพราะรู้ว่าจะไปอย่างอื่นตอนไหน และจะใช้เวลาเท่าไหร่กับตรงนี้

‍

❌ พูดแทรก/พูดขัด ระหว่างที่อีกคนกำลังพูดอยู่ โดยไม่สนใจว่าเค้าพูดจบยัง

✅ รอให้ผู้พูด พูดให้จบประโยค แล้วจึงเสนอความเห็น

💡 ส่งสัญญาณ ว่าเราอยากเสนอความเห็นเพิ่มตรงนี้

✅ สามารถสอบถามได้อย่างสุภาพว่า ไม่ทราบว่ามีเพิ่มเติมอีกหรือไม่ ก่อนเสนอความเห็นของเรา

‍

❌ ไม่เห็นด้วย!! แล้วพูดแหกกลางที่ประชุม แบบฉีกหน้า

✅ เราสามารถไม่เห็นด้วย หรือเห็นต่างได้ แต่แค่เลือกคำพูดที่จะใช้ เช่น

• ตรงนี้เราเห็นด้วยนะ (ส่วนที่เห็นด้วยจริงๆ)
• แต่ส่วนนี้เราคิดว่าสามารถปรับได้อีกนิดมั้ย เพราะว่า xxxx (ส่วนที่ไม่เห็นด้วย)
• คิดว่ายังไง? (เปิดพื้นที่ให้คนเสนอความเห็นได้ตอบกลับ)

✅ พูดด้วยโทนเสียงที่ปกติ "ขออนุญาตเห็นต่างในส่วน..." เพราะคนเรารับรู้ความรู้สึกจากโทนเสียงถึง 38% ของการสื่อสาร

‍

❌ พูดไปเรื่อยๆ โดยไม่ดูบรรยากาศในที่ประชุม

✅ สังเกตคนรอบข้าง ว่ายังมีสมาธิอยู่กับเรื่องที่เราพูดมั้ย เค้าดูเข้าใจ / ไม่เข้าใจ หรืออยากเว้นวรรคให้คุยกันเพิ่มเติมหรือไม่

✅ ควบคุมเวลาในการเสนอความคิดเห็นของตัวเอง เพราะการมาประชุม คือการสื่อสารมากกว่า 1 ฝ่าย และต้องให้เวลากับคนอื่นๆ ด้วย

✅ สังเกตตัวเอง ว่าสิ่งที่เราพูดอยู่ เนื้อหรือน้ำ กระชับขึ้นได้ไหม ชัดเจนพอหรือยัง ปรับตรงไหนได้อีก

‍

❌ จบประชุมแบบไม่มีสรุป ว่า next action มีอะไรบ้าง

✅ หากได้ผลสรุปที่ชัดเจน ให้สรุปอีกครั้งว่า ใคร ต้องทำอะไร ที่ไหน อย่างไร เพราะอะไร เมื่อไหร่ 5W1H เพื่อมอบหมายงานได้ชัดขึ้น

✅ไม่ว่าประชุมนั้นจะมีผลสรุปที่ชัดเจนหรือไม่ แต่อย่างน้อยมีความคืบหน้า ก็สามารถที่จะสรุปความคืบหน้าเป็น Bullet point ได้

‍

❌ ปิดการประชุมโดยไม่บอกลา

✅ "ขอบคุณ" คำกล่าวง่ายๆ สั้นๆ ในการขอบคุณที่ทุกคนมาใช้เวลา และมาร่วมกันแสดงความเห็น มาสื่อสารกันตรงนี้ ในที่ประชุมนี้

‍

ในทุกๆ ครั้งของการประชุม คือ การที่เราใช้เวลาของเรา ไปพร้อมๆ กับเวลาของคนอื่น ยิ่งเชิญมาประชุมหลายคน เวลาที่เสียไปของคนในห้องยิ่งทวีคูณ ซึ่งอาจเป็นต้นทุนขององค์กร ของทีม ที่เสียไปโดยที่เราสามารถใช้ประโยชน์จากมันได้มากขึ้น ดังนั้นการประชุมที่มีประสิทธิภาพ จึงเป็นเรื่องที่สำคัญที่จะช่วยการให้ทำงานมีประสิทธิภาพเช่นกัน